Strategic sourcing: etapas e principais vantagens da metodologia

Se você precisa lidar com fornecedores no dia a dia da sua empresa e vira e mexe tem algum problema, aprender as etapas do strategic sourcing pode te ajudar.

Todo processo precisa de um pouco de método para ser realizado. Para não engessar o trabalho, é importante escolher uma metodologia que se adapte ao seu negócio.

O strategic sourcing em compras é um método que auxilia no passo a passo da criação de um planejamento estratégico de compras desde a pesquisa e qualificação dos fornecedores até a avaliação das propostas, negociações e fechamento dos acordos comerciais.

Dessa forma, o objetivo é criar um caminho seguro para as aquisições da empresa, avaliando técnica e estrategicamente cada oferta recebida.

A metodologia também ajuda a planejar concorrências para encontrar a empresa que melhor atende o negócio considerando custos, riscos e benefícios.

Então, se o objetivo do seu negócio é eficiência e qualidade na gestão de fornecedores, este artigo é para você. Continue a leitura e entenda quais são as etapas do strategic sourcing e as vantagens de aplicar a metodologia.

Strategic sourcing: conheça as 7 etapas

As etapas do strategic sourcing vão ajudar o departamento de procurement a levantar o máximo de informações relevantes possível para criar um processo de gestão de compras eficiente que mantenha a cadeia de suprimentos funcionando.

O setor de Compliance também entra como aliado na execução das sete etapas do strategic sourcing. São elas:

• Análise de necessidades e definição de padrões;
• Listagem de suprimentos;
• Estudo de mercado e de fornecedores;
• Determinação da estratégia de compra;
• Solicitação de propostas;
• Negociação e escolha de fornecedores;
• Fechamento e estratégia de parceria.

Confira em detalhes a seguir quais são as atividades realizadas em cada etapa.

1. Análise de necessidades e definição de padrões

Dando início as etapas do strategic sourcing, temos a análise de necessidades da empresa, ou seja, quais são os produtos e serviços essenciais para manter as operações ativas. 

Esse trabalho fornece uma visão geral e completa da estrutura produtiva e das oportunidades de melhoria. Além disso, também são definidos os responsáveis pelo processo de compra e quais são os padrões para cada aquisição.

2. Listagem de suprimentos

Seguindo as etapas do strategic sourcing, o próximo passo é fazer uma lista completa dos suprimentos e estabelecer qual a importância de cada um para a continuidade das operações.

Também é importante especificar os requisitos técnicos e de qualidade exigidos em relação aos materiais e serviços para que as tarefas sejam executadas com o máximo de precisão e qualidade. 

3. Estudo de mercado e de fornecedores

Na terceira das etapas do strategic sourcing é feito um estudo sobre o mercado de fornecimento dos itens essenciais para o negócio. O objetivo é levantar dados sobre disponibilidade, sazonalidade do mercado, média de preços, tendências, etc.

Os fornecedores também devem ser estudados para conhecer melhor as políticas internas praticadas, infraestrutura atual, tecnologias adotadas no setor, além do desempenho em relação ao compliance e governança corporativa.

4. Determinação da estratégia de compra

Concluídas as análises sobre as demandas da empresa, a lista de suprimentos e sobre o mercado fornecedor, a próxima etapa do strategic sourcing é determinar a estratégia de compra.

Todas as informações anteriores vão ajudar a criar uma abordagem para cada tipo de item que a empresa precisa, levando em consideração a sua importância e dificuldade de fornecimento.

Assim, o setor de compras sabe onde pode usar o poder de barganha, quais itens deve ter parcerias em longo prazo, o volume de compras para itens críticos, etc.

Leia também: O que é matriz estratégica de compras + 4 dicas para utilizar.

5. Solicitação de propostas

O quinto passo das etapas do strategic sourcing é solicitar propostas, também chamadas de Request for Proposal (RFP) para obter as cotações dos produtos e serviços desejados. 

Depois de receber as respostas, a gestão de fornecedores organiza e classifica as que são mais interessantes, de acordo com a prioridade de cada segmento, como rapidez de entrega, custo-benefício, comunicação, etc.

6. Negociação e escolha de fornecedores

Partindo para as etapas finais do strategic sourcing, os responsáveis pela compra agora negociam com os fornecedores homologados e que apresentaram as melhores propostas.

Seguindo os objetivos definidos na etapa 4, a empresa responde o fornecedor e ajusta os parâmetros das propostas para chegar a um acordo sobre custo, formato de prestação do serviço, frequência de compra etc.

7. Fechamento e estratégia de parceria

A última etapa do strategic sourcing é o fechamento do contrato com o fornecedor, registrando o que foi acordado e dando início a parceria comercial.

Depois de investir tanto tempo e dedicação na estruturação do método, cada fornecedor deve ganhar um plano de parceria. Afinal, se você foi bem atendido e o fornecedor manteve a qualidade do atendimento, é estratégico para a empresa manter esses contatos próximos.

Assim, seu negócio consegue criar uma rede de fornecedores com os quais possui um relacionamento mais estreito e que estão sempre prontos para atendê-lo.

Quais são as vantagens do strategic sourcing?

O trabalho para consolidar as etapas do strategic sourcing dentro do setor de Procurement pode levar de três a seis meses, dependendo das características de cada empresa.

Mas é fato que esse planejamento muda a maneira como os negócios se relacionam com seus fornecedores e conseguem extrair o melhor do mercado. Entre as principais vantagens do strategic sourcing podemos citar:

• Melhora no gerenciamento de estoque e da contratação de serviços para cada setor da empresa;
• Mais oportunidades de usar o poder de barganha como comprador;
• Conhecer melhor os parceiros de negócio; 
• Estabelecer um processo de contratação mais transparente e seguro;
• Otimizar o tempo dedicado a cada tarefa, melhorando a produtividade da equipe;
• Evoluir de forma estratégica e constante o processo de compras;
• Fortalecer as habilidades de análise, qualificação e negociação do time de compras.

Dica final: para aplicar as etapas de strategic sourcing e obter essas e outras vantagens, invista em ferramentas que ajudam a automatizar análises públicas de compliance e governança, como os softwares de e-procurement.
Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.