Workflow, ou fluxos de trabalho são úteis para garantir que processos importantes sejam executados da maneira certa sempre.
Por exemplo, você pode querer definir um fluxo de trabalho de processo para a integração de novos funcionários, para se certificar que todos os novos funcionários obtenham as informações, políticas e recursos de que precisam para realizar seus trabalhos.
É importante dizer que implementar o workflow na sua empresa, vai ajudar na construção de um planejamento estratégico eficiente, criando fluxos de trabalho automatizados epersonalizados, específicos de cada departamento e orientados a casos de uso.
Continue a leitura e saiba tudo sobre workflow e como esse mapeamento pode auxiliar nos processos de trabalho de uma empresa.
O que é workflow?
Workflow é uma série de tarefas que devem ser concluídas sequencialmente ou paralelamente para alcançar um resultado comercial. Na maioria dos casos, o processo é linear e segue uma sequência determinada por ações ou regras de negócios pré-definidas.
O mapeamento envolve a ilustração dessas atividades, regras e a identificação das ações, sejam elas automatizadas, de outro sistema ou baseadas em humanos.
O processo recebe entradas e produz saídas. Tarefas concluídas (humanas ou máquinas) impulsionam o processo e podem ser transformadas ou passadas para a próxima etapa pelo mecanismo de fluxo de trabalho.
Portanto, o workflow permite determinar a eficiência do processo atual e construir um estado futuro mais eficiente e, usando ferramentas de fluxo de trabalho, como um software de planejamento estratégico, esses processos são automatizados, eliminando o maior número possível de etapas manuais.
Embora a ideia de processos de fluxo de trabalho tenha começado no setor de manufatura, as empresas modernas adotaram o termo para capturar e otimizar os processos de negócios a partir dos seus elementos. Vamos falar mais sobre isso logo abaixo.
Quais elementos fazem parte do workflow?
Mesmo o local de trabalho mais organizado, suporta uma complexa rede de atividades e pessoas que se reúnem para fazer as coisas. As unidades fundamentais de trabalho são tarefas, processos e fluxo de trabalho. Veja os elementos do workflow:
Tarefa
Uma tarefa é o bloco de construção básico de todo o trabalho. Todas as tarefas são executadas por indivíduos, mas podem variar drasticamente em complexidade e tempo necessário para a conclusão.
Por exemplo: clicar em “enviar” para enviar um documento versus a tarefa de concluir um rascunho do próprio documento.
As tarefas se dividem em dois tipos: etapa única e várias etapas. Exemplos de tarefas de etapa única incluem receber aprovação do gerente e responder a solicitações de reunião.
Exemplos de tarefas de várias etapas podem incluir qualquer atividade que exija pesquisas ou análises adicionais, como quando a equipe de suporte faz a triagem de tickets de incidentes recebidos para estabelecer urgência e atribuir responsabilidade pela resolução.
Processar
Quando as tarefas são agrupadas para alcançar um resultado ou objetivo desejado, elas formam um processo. Quando um funcionário precisa de ajuda para resolver um problema de TI, por exemplo, ele inicia um processo composto por várias tarefas.
Um exemplo de sequência de tarefas pode ser algo assim:
- Identificando o problema;
- Como preencher um ticket de ajuda;
- Verificando se os prazos dela são afetados;
- Criando uma solução temporária;
- Responder a perguntas da equipe de suporte, etc.
Fluxos de trabalho
Os processos que se tornam interdependentes com outras pessoas ou processos são chamados de fluxos de trabalho. Enviar uma solicitação de suporte técnico à TI é um elemento de um fluxo de trabalho maior que resolve o problema.
Os processos contidos no departamento de TI são acionados por solicitações, levando à priorização, atribuição e cumprimento. A extensão das atividades do problema à solução, e cada pessoa envolvida, compreende um fluxo de trabalho.
Às vezes, os fluxos de trabalho podem ser mais fáceis de entender ao contrário. O exemplo do ticket de suporte técnico – o computador de um funcionário não está funcionando e precisa ser consertado – é um fluxo de trabalho.
Os processos dentro desse workflow são divididos da seguinte forma:
- O funcionário com o equipamento quebrado envia e rastreia um ticket de ajuda;
- A equipe de ajuda prioriza e investiga o ticket de ajuda;
- Um técnico visita o funcionário para ver o problema pessoalmente;
- Dentro dos processos estão as tarefas: A visita de um técnico envolve atribuir o problema, determinar a localização do funcionário, confirmar que é um bom momento para uma visita, etc.
Workflow: benefícios para a empresa
Agora que você já sabe o que é e os elementos que fazem parte do workflow, veja os benefícios para o seu negócio.
- Acompanhe o status da solicitação (concluída, pendente ou em andamento etc.) em tempo real;
- Identificar tendências de desempenho (grupo e individual) ao longo do tempo;
- Identificar redundâncias de processos;
- Mude de processamento único para processamento paralelo de tarefas;
- Elimine a evasão das regras de negócios organizacionais;
- Forneça aos membros da equipe lembretes e alertas quando as tarefas envelhecerem;
- Permita acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, para aprovar e monitorar solicitações e tarefas;
- Permita que a equipe e a gerência se concentrem em projetos e tarefas de valor agregado;
- Redução da sobrecarga de licenças para sistemas corporativos (ERP, CRM, etc.);
- Monitore o progresso da equipe em relação aos Acordos de Nível de Serviço;
- Identifique e remova as barreiras ou gargalos do processo;
- Reduza erros e retrabalho;
- Reduza o risco de licitações, contratos, contratações etc;
- Melhore a conformidade com trilhas de auditoria;
- Aumente a produção e aumente a produtividade;
- Forneça uma experiência de fluxo de trabalho de solicitação unificada e personalizada para os funcionários;
- Alinhe melhor as tarefas com os conjuntos de habilidades e atribua tarefas aos membros da equipe mais adequados;
- Reduza drasticamente a papelada e os custos e desperdícios associados;
- Reduza a necessidade de tomar decisões manuais e lidar com regras de negócios.
E lembre-se: quando precisar decidir como seu workflow será executado, escolher tarefas de uma ampla variedade de opções, e colocá-las na ordem que suas regras de negócios ditam, você utilizará um software de planejamento estratégico.
Isso porque ele irá alimentar de forma confiável seus fluxos de trabalho mais críticos (pense em resposta de segurança cibernética, integração de clientes, solicitações de despesas de capital, entre outros).
